Tầm quan trọng của máy hủy tài liệu đối với văn phòng

Bạn thường làm gì khi cần hủy tài liệu của công ty, những tài liệu chứa thông tin quan trọng, các chính sách bảo mật của các doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức là điều bí mật không thể truyền ra ngoài? Bỏ thùng rác hay đem đi tiêu hủy? Dù là cách nào chắc chắn sẽ rất mất thời gian và chưa chắc tài liệu đó sẽ không còn ai có thể đọc được ! Hơn thế, nếu tài liệu đó truyền ra ngoài khi chúng ta không kiểm soát sẽ gây ra những hậu quả rất nghiêm trọng, có thể gây nguy hiểm cho một doanh nghiệp.

Chính những lý do đó, tôi tin chắc chắn bạn sẽ cần một thiết bị có thể ngăn chặn các nguy cơ trên, đáp ứng được việc hủy tài liệu một cách hiệu quả và có tính bảo mật cao. Và thiết bị tôi đang muốn nói đến ở đây là máy hủy tài liệu văn phòng.

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu là một thiết bị cơ khí dùng để cắt giấy thành sợi, mảnh hoặc vụn hoặc siêu vụn. Các tổ chức chính phủ, các doanh nghiệp, và các cá nhân sử dụng để xóa sạch tài liệu riêng tư, thông tin bí mật hoặc nhạy cảm. Đây là công cụ quan trọng gần như không thể thiếu đối với các doanh nghiệp.

​​​​​​​Thông tin bài viết "Tầm quan trọng của máy hủy tài liệu đối với văn phòng" dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin chi tiết về tầm quan trọng của thiết bị văn phòng này nhé! 

​
Nhiều văn phòng sử dụng máy huỷ giấy để hỗ trợ bảo mật thông tin hiệu quả 

Tầm quan trọng của máy hủy tài liệu

Bảo mật thông tin

• Nhắc tới máy hủy tài liệu, công dụng đầu tiên mà ta quan tâm tới chính là mức độ bảo mật. Vậy chiếc máy này bảo mật như thế nào cho tài liệu công ty bạn? 

• Bởi lẽ, thương trường là chiến trường, do đó việc cạnh tranh trong giới kinh doanh là vô cùng khắc nghiệt. Việc bảo vệ những dữ liệu nhạy cảm, bí mật, quan trọng là việc vô cùng cần thiết đối với sự tồn vong của một doanh nghiệp. Hay chỉ đơn giản đối với cá nhân, những kẻ xấu sẽ vô tình lấy được thông tin cá nhân của bạn chẳng hạn như số tài khoản ngân hàng, số dư, tên  và địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại hay số bảo hiểm, biên lai thanh toán,v.v…trên những mẩu giấy note, ghi chú hay các thông tin bạn muốn ghi lại bất chợt mà chúng ta hay có thói quen vứt vào sọt rác.

• Nói tới đây, chắc bạn đã nhận ra được tầm quan trọng của máy hủy. Vì mối đe dọa từ các thông tin nhạy cảm của người dùng rơi vào tay kẻ xấu là quá lớn, cho nên ngày nay việc sỡ hửu một chiếc máy hủy tài liệu trong văn phòng là một điều hết sức bình thường. 

Bảo vệ môi trường

Không chỉ dừng lại ở vấn đề bảo mật, khi sử dụng máy hủy tài liệu bạn còn đóng góp vào việc bảo vệ môi trường. Nếu trước kia chưa có máy, ta thường dùng cách vò tài liệu và vứt vào sọt rác hoặc đốt đi, gây ô nhiễm môi trường.  

Ngoài ra việc lưu trữ giấy tờ trong các hộp, tủ, giá sách sẽ khiến văn phòng nhiều bụi bẩn hơn, hoặc nếu văn phòng không thoáng mát, dễ ẩm ướt cũng là điều kiện khiến rêu mốc phát triển, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn và nhân viên công ty. Với một chiếc máy hủy tài liệu, những giấy tờ không cần thiết sẽ bị loại bỏ bớt đi, giúp văn phòng của bạn có tổ chức hơn, rộng rãi hơn.

Xem thêm video giới thiệu model máy huỷ bán chạy hiện nay 

Chính vì thế, việc sở hữu cho mình một chiếc máy hủy giấy đa năng  là điều mà mỗi doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần. Cũng như đừng eo hẹp trong chi phí bảo mật dữ liệu thông tin cá nhân của bạn cũng như công ty mà vô tình tiếp tay cho kẻ xấu có cơ hội đánh cắp thông tin của bạn. 

==> Xem thêm: 
Hướng dẫn vệ sinh máy hủy tài liệu
Phân loại và tư vấn máy hủy tài liệu phù hợp cho bạn