Hướng dẫn khoan lỗ đóng chứng từ nhanh chóng bằng máy đóng chứng từ

Tùy theo số lượng nghiệp vụ hàng tháng, cách đánh số chứng từ, loại chứng từ, chi phí văn phòng phẩm cho phép,… mà chúng ta sẽ lựa chọn phương pháp đóng chứng từ phù hợp nhất. Sau đây, Điện máy Hải Minh sẽ hướng dẫn các bạn cách khoan lỗ đóng chứng từ nhanh chóng bằng máy đóng chứng từ. Mời quý khách cùng theo dõi bài viết nhé!

Máy đóng chứng từ được sử dụng phổ biến ở hầu hết các văn phòng, doanh nghiệp hiện nay. Máy đóng chứng từ kế toán cho phép đóng chứng từ, hồ sơ, giấy tờ,... với độ dày tối đa lên đến 50mm. Qúa trình khoan và buộc của máy hoàn toàn tự động chỉ với một nút ấn trong vài giây. Máy đóng chứng từ có chức năng "chỉ khoan" sử dụng khi cần thiết.

Có 2 cách khoan lỗ khi đóng chứng từ dễ dàng, nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao

Cách 1: Nếu là tài liệu chỉ có 1 kích thước:

• Sắp xếp chứng từ lại ngay ngắn.

• Xếp gấp đôi tờ trên cùng.

• Mở ra và cho cả xấp vào dụng cụ bấm lỗ sao cho mũi tên chỉ ở giữa khớp với nếp gấp ở giữa tờ giấy là tệp chứng từ lúc nào cũng đều.

Cách 2: Nếu là tài liệu có nhiều kích thước khác nhau:

• Sắp xếp sao cho ngay ngắn theo góc trên bên trái.

• Quay ngược đầu lại, lật úp xuống đưa vào dụng cụ bấm lỗ và căn theo thước, ví dụ thống nhất là mức A4 trên thước rồi bấm.

• Với các loại giấy to hơn mức A4 bình thường, nên gấp nếp cho vừa cỡ A4 chuẩn. Như vậy chứng từ sẽ rất đều và đẹp.

>> Xem thêm: Máy đóng chứng từ DS-98

Một số lưu ý:

• Chứng từ nên xếp từ dưới lên trên theo thứ tự, số nhỏ trước, số lớn sau.

• Trong 1 bộ chứng từ cần có nguyên tắc sắp xếp nhất định.

• Ở ngoài bìa luôn luôn ghi loại chứng từ, thời gian lưu là tháng mấy, số chứng từ là từ số mấy đến số mấy.

Như vậy, với những phương pháp đóng chứng từ bằng máy đóng chứng từ trên đây, hy vọng sẽ giúp cho bạn sắp xếp lại và tạo thành những cuốn chứng từ thẩm mỹ và ngay ngắn nhất. Nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy liên hệ ngay với Điện máy Hải Minh để được hỗ trợ và tư vấn chu đáo, tận tình nhất nhé!

>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn sử dụng máy khoan đóng chứng từ